In het virtueel racen wordt een sessie opgezet door de race director/host. De Race director zorgt dat de race onder de juiste condities wordt verreden en met de juiste instellingen zodat er een correct verloop van de wedstrijd is, welke overeenkomt met de vooraf bepaalde instellingen. Ook heeft de Race director/host het directe contact met de deelnemers. Dit zijn bijvoorbeeld de briefings voorafgaande aan de race, het communiceren van opgelegde straffen en het eventueel nabespreken van de race met de deelnemers.

De Race director/host bepaalt niet of een deelnemer tijdens een sessie een straf opgelegd wordt. Wel heeft de Race director/host tijdens de race intensief contact met de (hoofd)stewards over geconstateerde incidenten en de door de (hoofd)stewards opgelegde straffen.
 

De (hoofd)stewards zien toe op het eerlijke verloop van een wedstrijd. Wanneer er gedurende een wedstrijd een incident is (bijvoorbeeld een crash of een unsafe rejoin) dan wordt dit incident tijdens of na een race beoordeeld. Wanneer de (hoofd)stewards van mening zijn dat een deelnemer schuldig is aan een incident kunnen de (hoofd)stewards op basis van de vastgestelde reglementen een straf tijdens of na de wedstrijd opleggen. Welke vervolgens weer door de Race director/host aan de deelnemers wordt medegedeeld.

De organisatoren van een evenement of competitie bedenken de formats waarin virtueel geracet gaat worden. Hierbij worden bijvoorbeeld keuzes gemaakt in het type auto die gebruikt gaat worden, de klassenverdeling(en), lengte van de races en de te verwachten weersomstandigheden.